Hvad er Tone of Voice (ToV)?
Tone of Voice, ofte forkortet ToV, handler om den sproglige stil, en virksomhed bruger. Grundlæggende handler det om at vælge de rette ord, vendinger og kommunikationsform til at udtrykke virksomhedens personlighed klart og konsekvent. Din Tone of Voice definerer, hvordan kunder, samarbejdspartnere og resten af omverdenen oplever og forstår dit brand. Det kan være alt fra at være seriøs og professionel til humoristisk og kreativ.
En veldefineret ToV gør det lettere at kommunikere på tværs af kanaler som hjemmeside, sociale medier, annoncer og nyhedsbreve ved at sikre, at virksomheden hele tiden fremstår troværdigt og genkendeligt.
Derfor er det vigtigt
Når virksomheder formår at kommunikere klart og ensartet, skaber det genkendelighed. Dette fører til, at målgruppen lettere husker dig og forbinder bestemte budskaber med dit brand.
En klart defineret ToV hjælper ligeledes med at skabe tillid. Når kunder oplever en konsekvent og tydelig kommunikation over tid, danner de en relation til virksomheden. De ved, hvad de kan forvente, og denne forudsigelighed styrker tilliden til brandet, hvilket igen kan bidrage til højere kundeloyalitet.
Sådan definerer du din Tone of Voice
Start med at finde ud af, hvem du ønsker at være som virksomhed. Skal du være professionel, humoristisk, formel, venlig eller noget helt femte? Når du har taget stilling til det, kan du skabe en sproglig identitet ved at udvikle en ToV-guide, medarbejdere nemt kan følge i det daglige arbejde.
Din guide bør inkludere eksempler på, hvordan virksomheden kommunikerer i forskellige situationer – fx når I møder kritik, annoncerer nye produkter eller deler viden med jeres målgruppe. Sørg også for at beskrive de udtryk og vendinger, virksomheden undgår, og forklar tydeligt formålet med denne beslutning. Jo mere konkret din guide er, desto lettere kan medarbejderne omsætte den i praksis.
Inddrag dine medarbejdere
Det er sjældent en enkelt persons opgave at bruge din Tone of Voice – det gælder alle medarbejdere, der arbejder med kommunikation internt og eksternt. Derfor er det essentielt, at hele organisationen er med på din ToV. Afhold workshops eller præsentationer, hvor du gennemgår formålet med jeres specifikke stil og giver medarbejderne mulighed for at diskutere og afprøve de valgte retningslinjer i praksis.
En engageret og informeret medarbejderstab vil kommunikere mere konsekvent og overensstemmende med virksomhedens identitet. Dette reducerer risikoen for, at kommunikationen bliver rodet, utydelig eller potentielt misforstået.
Følg op på din ToV løbende
Din ToV bør ikke betragtes som en statisk manual. Det er nødvendigt at gennemgå og opdatere din sproglige stil løbende, fx hvert kvartal eller hvert halve år. Fanger den stadig din organisations identitet korrekt, eller er der behov for justeringer?
Ved hyppigt at analysere og evaluere din virksomheds Tone of Voice sikrer du, at den hele tiden matcher både virksomhedens strategi og jeres kunders forventninger. Er der kommet nye kommunikationskanaler til, som kræver tilpasning? Vær klar til at justere eller opdatere din tilgang, hvis dine evalueringer viser behov for det.