Hvad er data flow-mapping?
Data flow-mapping, eller datakortlægning, handler om at skabe overblik over, hvordan data bevæger sig gennem din organisation. Det betyder at kortlægge, hvor data starter, hvordan det behandles, hvem der har adgang, og hvor det ender. Den proces dækker både persondata fra kunder eller medarbejdere, og ikke-personlige data, som anvendes i interne systemer. Data flow-mapping indebærer ofte visualisering, typisk gennem diagrammer eller flowcharts, der illustrerer forbindelser mellem systemer, platforme og personer. Det danner grundlag for at forstå, hvor der er risiko for datatab eller datalæk, og gør det lettere at overholde gældende regler.
Derfor er det vigtigt
Datakortlægning er afgørende for at sikre, at din organisation håndterer data forsvarligt og effektivt. Overblikket gør det langt lettere at identificere potentielle svagheder, som fx hvis følsomme oplysninger ligger for længe i ét system eller sendes videre til tredjepart uden stram kontrol. Desuden er data flow-mapping ofte et krav i forhold til GDPR eller andre regulatoriske rammer, da myndigheder typisk forventer, at man til enhver tid kan redegøre for, hvordan personoplysninger behandles. Alternativt risikerer organisationen både omdømmetab og bøder, hvis data behandles ukorrekt. Ved at kortlægge dataflow kan du også bedre prioritere, hvor der skal sættes ind med sikkerhedsforanstaltninger.
Sådan foretager du data flow-mapping
En effektiv data flow-mapping starter med at identificere alle datakilder – fx formularer på hjemmesiden, eksterne partnersystemer eller interne HR-systemer. Herefter dokumenterer du, hvordan data bevæger sig videre: Hvilke systemer lagres data i, hvem har adgang, og hvordan fjernes de igen? Brug visuelle værktøjer som simple diagrammer eller specialiserede platforme til at skabe et letforståeligt flow. Konsistens og opdatering er afgørende: Husk at tilrette kortlægningen, så snart nye systemer eller processer implementeres.
Fordele ved data flow-mapping
En af de største fordele er, at data flow-mapping skaber gennemsigtighed – både internt og over for eventuelle samarbejdspartnere eller myndigheder. Du minimerer risikoen for menneskelige fejl, da det står klart, hvem der har ansvar hvor. Har du brug for at tiltrække samarbejdspartnere, kan en overskuelig data flow-map ofte gøre det lettere at demonstrere dine processer og styrker tilliden hos kunder og samarbejdspartnere. Samtidigt understøtter effektiv datakortlægning det bredere compliance-arbejde og hjælper med at dokumentere, at virksomheden følger lovgivningen.
Typiske udfordringer og løsninger
En udfordring kan være at indsamle fuldt overblik, særligt i organisationer med mange manuelle processer eller ældre systemer. Start med én afdeling eller datakategori ad gangen, og udvid gradvist. Mangel på opdatering er en anden faldgrube; gør det til en rutine at gennemgå og opdatere map, mindst en gang om året eller ved større ændringer.